PDCA︰完整的風險管理循環
計劃-執行-檢查-行動（Plan-Do-Check-Act, PDCA）循環是一種四步驟的管理方法，用於控制和持續改進流程和產品。該方法最初由美國工程師兼商業理論家威廉·愛德華茲·戴明（William Edwards Deming）導入，隨後被廣泛應用於希望建立符合最佳實踐標準的管理系統的組織。
什麼是 PDCA 循環？
PDCA 並非一次性的流程，而是一個持續循環的改善機制，包括計劃、執行、檢查和行動四個步驟。
一般步驟包括計劃、執行、檢查和行動。第一步是確定目標並定義衡量成功的指標。接下來，將計畫付諸實施，然後分析數據，評估其是否成功達成最初的目標，最後採取行動進行必要的變更或改進。
該方法已被廣泛應用於希望採取系統化風險管理方法的組織，以及那些希望導入管理系統並獲得 ISO 或其他公認最佳實踐標準驗證的企業。
何時應用 PDCA 模型？
PDCA 可用於多種用途，包括品質控制、流程改進和變更管理。尤其在需要循環式問題解決的情境下，PDCA 是一種理想的方法。這使得 PDCA 成為組織在發展和維持管理系統時的重要工具，確保其守規性並持續改善。
PDCA 的四個步驟
在開發和實施管理系統時，將流程拆解有助於釐清 PDCA 循環各個階段的要求，從而幫助企業持續改進，並通過第三方驗證機構的驗證。在此情境下，這些要求由所選的管理系統標準所決定，例如 ISO 9001（品質管理）或 ISO 14001（環境管理） 等 ISO 標準。
計劃
計劃階段包括根據組織政策設定目標、進行風險評估，並確定達成預期成果所需的流程。
這一階段涵蓋於 ISO 標準的要求中，以品質管理系統（QMS）為例，計劃階段應包括以下內容：
- 理解組織前後環節：鑑別可能影響 QMS 的目標與結果的內、外部因素
- 確定利害相關者的需求與期望：鑑別利害相關者及其需求與期望
- 確定 QMS 的範圍：定義 QMS 的邊界與適用性，以確立其範圍
- QMS 的規劃：確立品質目標並規劃實現這些目標的方法，同時考量風險與機會
- 品質目標及實施計畫：設定可量測的品質目標，並規劃達成這些目標所需的行動
- 變更規劃：以可管理、可監控的方式規劃 QMS 的變更。這通常是 PDCA 循環中最具挑戰性的部分，因為它需要深入理解現有系統的狀況及最終目標
執行
執行階段涉及落實計畫、執行流程、生產產品，並蒐集數據，以便進行檢查和下一個行動階段。
基本上，這個階段應該成為組織的日常運作方式，但同時要具備足夠的靈活性，以因應不可預見的情況和事件。理想情況下，應該有應變計畫，以應對可能發生的特殊情況。
檢查
檢查階段專注於監測和評估管理系統的運行績效。就品質管理系統（QMS）而言，應包括以下內容：
- 監測、測量、分析與評估：組織必須確定需要監測與測量的項目，選定監測、測量、分析與評估的方法，並確定執行的時間。
- 內部稽核：按計畫時間進行內部稽核，以確認 QMS 是否符合組織自身的要求和 ISO 9001 標準，並確保其有效實施與維護。了解我們的 ISO 9001 內部稽核員課程（2天） 。
- 管理審查：最高管理階層必須定期審查組織的 QMS，以確保其適用性、充分性、有效性，並與組織的策略方向保持一致。
這些要求確保 QMS 按照預期運作，並為鑑別改進領域提供依據。
行動
行動階段是組織執行必要變更，以確保符合標準並推動持續改進的過程。這可能涉及調整計畫並重新啟動 PDCA 循環。
透過稽核、管理審查和監測指標，組織可以鑑別需要改進的領域，並可能產出不符合報告，這可能表示流程中存在弱點，需要進行修正。如果這些問題是在驗證機構進行外部稽核時被發現，則必須在規定時間內加以處理，以關閉不符合事項。
PDCA：持續改進的關鍵
PDCA 循環是品質管理系統或任何其他企業管理系統的核心，提供了一個清晰、簡潔的框架來管理變更並確保組織內部的持續改進。無論如何，這是一個多功能的工具，幾乎可以應用於任何需要改進的情境。
