Oavsett om det handlar om certifiering av ett ledningssystem, en produkt eller ett projekt ger den bevis på att du uppfyller nationella eller internationella standarder.

Vägen till certifieringsprocessen varierar något för olika tjänster, t.ex. certifiering av ledningssystem eller produkter. För att gå igenom processen har vi valt ett ledningssystem som exempel.

Hur förbereder jag mig för ackrediterad certifiering?

När du har bestämt dig för vilket ledningssystem du vill införa finns det vissa steg för att komma igång. Dessa enkla tips har visat sig vara ovärderliga för företag som vill bli certifierade. Tänk på dem när du börjar:

• Se till att du börjar processen med rätt inställning.
• Ha en fullständig förståelse för de begrepp som anges i standarden och använd den som en vägledning för att definiera ditt ledningssystem.
• Ta reda på vad tillämpningen och konsekvenserna av standarden kommer att innebära för ditt företag.
• Använd standarden som ett verktyg för förbättring.
• Ha en förståelse för de risker och processer som påverkar din verksamhet.
• Välj din partner (certifieringsorgan/registrator) med omsorg.

Vilka steg ska jag följa?

Nedan hittar du 10 allmänna steg som leder dig till certifiering:

• Skaffa standard

Skaffa och läs ett exemplar av standarden för att bekanta dig med kraven och avgöra om certifiering/registrering enligt denna standard är meningsfullt för din organisation.

• Granskning av litteratur och programvara

Det finns en stor mängd publicerad information som är utformad för att hjälpa dig att förstå och implementera en standard. Observera också att det för vissa standarder finns riktlinjer för hur kraven ska genomföras inom en organisation (t.ex. ISO/TS 9002 som omfattar ISO 9001 och ISO 14004 som omfattar ISO 14001). Ta dig tid att undersöka vad som finns tillgängligt och identifiera vilka som kan vara till stöd för din genomförandeprocess.

• Sätt ihop ett team och definiera din strategi

Införandet av ett ledningssystem måste vara ett strategiskt beslut för hela organisationen. Det är viktigt att den högsta ledningen är involverad i besluts- och skapandeprocessen. De bestämmer vilken affärsstrategi som ett effektivt ledningssystem ska stödja. Dessutom behöver du ett engagerat team för att utveckla och genomföra ditt ledningssystem.

• Fastställa utbildningsbehov

De medlemmar i ditt team som ansvarar för att implementera och underhålla ledningssystemet/ledningssystemen måste känna till alla detaljer i den/de tillämpliga standarden/standarderna. Det finns ett brett utbud av utbildning, workshops och seminarier som är utformade för att tillgodose dessa behov. Vi erbjuder ett antal offentliga kurser runt om i världen. Kontakta ditt lokala DNV-kontor för mer information.

• Se över konsultalternativen

Oberoende konsulter kan ge dig råd om en fungerande, realistisk och kostnadseffektiv strategiplan för genomförande.

• Utveckla dokumentationen för ditt ledningssystem

Bestäm vilken plattform som är lämplig för dokumentationen av ditt ledningssystem (t.ex. specifik programvara, processkartbaserad, SharePoint-baserad). Rätt plattform är viktig för att säkerställa effektiv förvaltning, kommunikation och genomförande. Ditt ledningssystem ska beskriva företagets riktlinjer och verksamhet. Dokumentationen omfattar relevanta processer och annan dokumenterad information som behövs för att stödja dig i att uppnå dina avsedda resultat och kraven i den tillämpliga standarden.

• Fastställa, hantera och dokumentera dina processer

Ett viktigt steg i upprättandet av ditt ledningssystem är att fastställa de nödvändiga processerna och deras samverkan i enlighet med din policy, strategi och dina mål. Dessa processer bör omfatta områden som:

• Produkt- och tjänsteutformning (operativa processer)
• Att tillgodose relevanta behov och förväntningar hos kunder och andra intressenter.
• Förvaltningsprocesser, inklusive mätning, analys, förbättring och innovation.

• Implementera ditt ledningssystem

Kommunikation och utbildning är nyckeln till ett lyckat genomförande. Under implementeringsfasen kommer din organisation att arbeta enligt de fastställda processerna och anslutna kriterierna för att dokumentera och visa att ledningssystemet är effektivt.

• Överväga en förhandsbedömning

Du kan välja att låta ett certifieringsorgan/registrerare göra en preliminär utvärdering av hur ditt ledningssystem har genomförts. Syftet är att identifiera områden med bristande överensstämmelse eller svagheter och ge dig möjlighet att korrigera dessa områden innan du påbörjar den ackrediterade certifieringsprocessen. Att få en avvikelse innebär att ett visst område i ditt ledningssystem inte uppfyller kraven i standarden.

• Välj ett certifieringsorgan/registrerare

Din affärsrelation med certifieringsorganet/registratorn kommer att bestå i många år, eftersom din certifiering måste upprätthållas. För att få ett effektivt ledningssystem är ständiga förbättringar avgörande. DNV hjälper dig att fåmaximalt värde genom certifieringsresan med en partnerskapsstrategi, riskbaserad revision och digitala verktyg som driver effektivitet och förbättring.