Procedimiento de suspensión y retirada del certificado
Suspensión: Invalidación temporal de un certificado
Retirada: Invalidación permanente de un certificado
Inicio de la suspensión o retirada
DNV puede iniciar la suspensión del certificado en casos donde:
1. Los sistemas de gestión certificado han incumplido de forma persistente y grave con los requisitos de la certificación, p.ej.:
- No responder adecuadamente a las no conformidades identificadas.
- El sistema de gestión no corresponde con la organización y procesos, p.ej. como resultado de cambios, adquisiciones, diversificación, etc.
- La mayor parte del sistema de gestión no ha sido implantado.
2. Las auditorias de mantenimiento y de recertificación no pueden realizarse según la frecuencia requerida o según lo programado
3. Vulneración de los términos del contrato de certificación firmado, p.ej.:
- Impago de las tasas
- Uso incorrecto de las marcas de certificación y referencia a la certificación
4. Solicitud voluntaria de la suspensión temporal por parte del cliente
5. Evidencia recibida por parte de las autoridades, etc. que puede afectar al estado del certificado, p.ej.:
- Evidencia de incumplimiento de los requisitos reguladores/legales relevantes para el sistema de gestión
- Evidencia de un sistema de gestión no efectivo en caso de incidentes/accidentes graves
La dirección y el personal autorizado dentro de la unidad de DNV que emitió el certificado deberá decidir la acción a realizar, basada en la revisión y en las debidas consideraciones de evidencias. Si se decide la suspensión, se seguirá el proceso que se indica a continuación.
La suspensión de un certificado se inicia normalmente como el primer paso, seguido por la retirada si el problema no se resuelve en el tiempo debido. Dependiendo de la gravedad del caso, DNV puede decidir una retirada directa del certificado.
Cuando el fallo del sistema de gestión esté relacionado con una parte específica de la organización, productos específicos, etc., DNV también puede considerar una reducción en el alcance de la certificación como alternativa a la suspensión o solo dar una advertencia al cliente de que se está considerando la suspensión.
Suspensión
La decisión de suspender un certificado se comunicará al cliente mediante una carta formal. La carta deberá incluir:
- Una declaración sobre la decisión de suspender el certificado incluyendo una descripción adecuada de la situación, argumentación y referencia a evidencias objetivas.
- El derecho a responder y apelar esta decisión. Normalmente se otorga 10 días hábiles para responder o apelar. Se puede presentar una apelación mediante el procedimiento de reclamaciones.
- Fecha de inicio de la suspensión (normalmente desde la fecha en que recibe la carta).
- Condiciones y fecha de vencimiento de la acción solicitada para revocar la suspensión, y la consecuencia si no se realizan las acciones satisfactoriamente.
- Los medios de seguimiento por parte de DNV para verificar que se han cumplido las condiciones y se han implantado las acciones correctivas necesarias.
- Una declaración de que el certificado no tiene validez durante la suspensión y que está prohibido el uso de publicidad a referencias de la certificación durante el tiempo de suspensión.
- Una declaración de que tanto el cliente como DNV deberán informar a todos los que lo soliciten de que el certificado está suspendido.
Un certificado no puede ser suspendido más de 6 meses.
Seguimiento
DNV verificará que se cumple las condiciones y que las acciones correctivas solicitadas están implantadas.
Dependiendo de esta verificación, DNV podrá:
- Declarar un resultado positivo, revocar la suspensión y declarar el certificado como válido.
- Declarar un resultado negativo debido a que no se ha resuelto los problemas que llevaron a la suspensión, Esta situación normalmente llevará a la retirada permanente del certificado (Ver a continuación).
- En cualquier caso, el cliente recibirá una carta confirmando el resultado.
Retirada
La retirada del certificado se iniciará si:- El cliente no cumple con las condiciones de suspensión.
- No se considera adecuada una suspensión.
- Dejar de utilizar la marca de certificación y cualquier otra referencia a la certificación.
- Devolver el certificado(s) y todas las copias a DNV.